La marque NF

 

marque NF

 

Dans un souci de transparence et de qualité, toutes ces prestations sont strictement encadrées par la marque NF.

Celle-ci précise, pour les archives papier, les caractéristiques minimales requises pour garantir la qualité et le professionnalisme d’un prestataire. D’autres normes traitent plus spécifiquement des documents électroniques, mais de nombreuses similitudes existent dans l’organisation de la relation entre un prestataire et son client.

 

  • Les relations contractuelles : offre commerciale et conditions de mise en œuvre du contrat,
  • Les prestations associées : description des modalités d’organisation pour la réalisation de prestations de conseil, de fourniture de tableaux de bord, et de délégation de personnel,
  • La prise en charge des archives : description des modalités de prise en charge des archives chez le client, de leur conditionnement dans des unités d’archives codifiées et numérotées, établissement d’un instrument de recherche indispensable à la consultation des archives,
  • L’insertion de nouveaux documents et la communication des documents archivés : communication (et si nécessaire réintégration) au client de ses documents dans le strict respect de ses consignes d’habilitation et des délais convenus, mise à jour de l’instrument de recherche pour assurer la traçabilité des mouvements d’entrée et de sortie,
  • La conservation : attribution d’une localisation précisément référencée et réalisée de manière aléatoire pour garantir la confidentialité. Conservation dans des locaux conformes aux normes de construction, aménagement et exploitation d’entrepôts d’archives,
  • Sécurité : respect de règles strictes pour assurer la protection contre le feu, le dégât des eaux, le vol, les parasites, les rongeurs, la poussière. Mise en place d’un système informatique sécurisé, de plans de lutte anti-incendie et de survie de l’entreprise pour faire face aux situations de crise,
  • Confidentialité : stockage aléatoire des contenants d’archives, anonymat des boites, protection des données, personnel tenu au secret professionnel,
  • Compétence du personnel : le prestataire doit employer au moins une personne compétente en matière archivistique titulaire d’un diplôme universitaire en archivistique,
  • Mesure et évolution de la qualité de service : gestion et analyse des réclamations clients, mesure et suivi d’indicateurs, audits internes, enquêtes de satisfaction clients et mise en place de plan d’actions correctives.

Ces critères sont importants dans le choix d’un professionnel de l’archivage et doivent primer sur l’aspect purement financier de la prestation. Il est précisé qu’ils ont été élaborés en concertation avec l’administration.