La marque NF Service Prestations de gestion et de conservation d'archives
précise, pour les archives papier, les caractéristiques minimales requises
pour garantir la qualité et le professionnalisme d'un prestataire. D'autres
normes traitent plus spécifiquement des documents électroniques, mais de
nombreuses similitudes existent dans l'organisation de la relation entre
un prestataire et son client.
- Les relations contractuelles : offre commerciale et conditions de mise
en oeuvre du contrat,
- les prestations associées : description des modalités d'organisation
pour la réalisation de prestations de conseil, de fourniture de tableaux
de bord, et de délégation de personnel,
- la prise en charge des archives : description des modalités de prise
en charge des archives chez le client, de leur conditionnement dans des
unités d'archives codifiées et numérotées, établissement d'un instrument
de recherche indispensable à la consultation des archives,
- l'insertion de nouveaux documents et la communication des documents
archivés : communication (et si nécessaire réintégration) au client de
ses documents dans le strict respect de ses consignes d'habilitation et
des délais convenus, mise à jour de l'instrument de recherche pour assurer
la traçabilité des mouvements d'entrée et de sortie,
- La conservation : attribution d'une localisation précisément référencée
et réalisée de manière aléatoire pour garantir la confidentialité. Conservation
dans des locaux conformes aux normes de construction, aménagement et exploitation
d'entrepôts d'archives,
- Sécurité : respect de règles strictes pour assurer la protection contre
le feu, le dégât des eaux, le vol, les parasites, les rongeurs, la poussière.
Mise en place d'un système informatique sécurisé, de plans de lutte anti-incendie
et de survie de l'entreprise pour faire face aux situations de crise,
- Confidentialité : stockage aléatoire des contenants d'archives, anonymat
des boites, protection des données, personnel tenu au secret professionnel,
- Compétence du personnel : le prestataire doit employer au moins une
personne compétente en matière archivistique titulaire d'un diplôme universitaire
en archivistique,
- Mesure et évolution de la qualité de service : gestion et analyse des
réclamations clients, mesure et suivi d'indicateurs, audits internes,
enquêtes de satisfaction clients et mise en place de plan d'actions correctives.
Ces critères sont importants dans le choix d'un professionnel de l'archivage
et doivent primer sur l'aspect purement financier de la prestation. Il est précisé qu'ils ont été élaborés en concertation avec l'administration.