Adressage : attribution aux unités d’archives d’une localisation précisément référencée.

Archivage : processus comprenant, pour le prestataire, la prise en charge, l’identification, le classement, le tri, l’inventaire, la conservation et la communication des documents produits ou reçus par le client.

Archives (documents d') : plus petit élément intellectuellement identifiable constitutif des archives.

Archives courantes : documents d’utilisation habituelle pour l’activité des clients qui les ont produits ou reçus et faisant l’objet de manipulations et consultations très fréquentes.

Archives intermédiaires : documents qui ont cessé d’être considérés comme archives courantes et ne peuvent, en raison de leur intérêt ou des textes légaux et réglementaires (durées de conservation), faire l’objet d’élimination.

Archives définitives : documents qui ont subi les tris et les éliminations (prévus par les règlements) et qui sont à conserver sans limitation de durée.
Les archives définitives du secteur public doivent être conservées dans des locaux publics (archives nationales, régionales, départementales, municipales).

Certificat d’élimination : document par lequel le prestataire atteste de l’exécution, à la date convenue et sur ordre écrit du client, de la destruction physique des unités d’archives désignées préalablement par celui-ci.

Charte d’archivage : ensemble des règles et méthodes d’archivage définies selon les besoins du client.

Classement : procédure consistant à regrouper les unités d’archives conformément au plan de classement et/ou aux tableaux de gestion.

Communication : ensemble des moyens et procédures mis en œuvre par le prestataire pour permettre l’accès aux archives du client dont le prestataire a la garde. La communication aux personnes dûment habilitées par le client peut s’effectuer selon les modalités suivantes :

• par tout type de transmission de l’original ou d’une copie (livraison, envoi, télécopie, réseau, etc.) des archives demandées ;
• par consultation à distance ou dans des locaux prévus à cet effet chez le prestataire.

Conditionnement : mise en contenant adapté au(x) support(s) des documents confiés par le client.

Conseil en archivage : prestation consistant à fournir au client toutes informations nécessaires à l’élaboration du système de gestion de ses archives et à son bon fonctionnement. Cette prestation comprend notamment :

• l’analyse de son système d’information ;
• la rédaction ou l’aide à l’élaboration d’une charte d’archivage ; (*)
• l’élaboration de tableaux de gestion et/ou d’un plan de classement ;(*)
• des préconisations pour la conservation sécurisée des documents ;(*)
• des actions de formation ou de sensibilisation.

(*)Les prestations sont validées conjointement par le client et le prestataire.

Conservation : prestation consistant à assurer, dans la durée, la garde des archives d’un client dans les locaux du prestataire.

Délégation de personnel : exécution, chez le client, par du personnel qualifié du prestataire, de tous travaux d’archivage demandés

Elimination : prestation consistant à détruire, sur ordre écrit du client, les unités d’archives désignées. Sur demande expresse du client, une destruction confidentielle peut-être effectuée. En aucun cas l’élimination ne pourra consister en mise en décharge, contrôlée ou non.

Gestion des mouvements d’archives : ensemble des opérations consistant à traiter les demandes de communication d’unités d’archives (puis de réintégration) et d’insertion, pendant la durée de conservation dans les locaux du prestataire et/ou du client. La gestion comprend également l’élimination des documents dans les conditions prévues contractuellement.

Insertion : ajout de tout document nouveau fourni par le client pour être placé dans une ou plusieurs unités d’archives existantes déjà conservées par le prestataire.

Instrument de recherche : document établi par le prestataire ou le client, il donne la liste référencée de toutes les unités d’archives prises en charge par le prestataire pour en permettre l’accès. Il peut prendre toute forme, notamment manuscrite, informatique, etc. L’instrument de recherche s’adapte au niveau de description souhaité par le client.

Plan de classement : liste ou tableau présentant de façon méthodique et structurée l’ensemble de la production d’archives, présente et à venir, du client.

Prise en charge : ensemble des opérations nécessaires au transfert des archives d’un client chez un prestataire, exécutées conformément aux modalités définies contractuellement.

Sortie définitive : sortie du stock, tant physique qu’informatique, de tout ou partie des unités d’archives, soit pour élimination, soit pour restitution.

Tableau de bord : élément statistique ou textuel mesurant les prestations effectuées pour un client.

Tableau de gestion : tableau indiquant pour le client, l’un de ses services ou l’une de ses activités, par type de document, d’une part la durée de conservation légale et d’autre part le sort final souhaité et/ou décidé par le client.

Tri : opération consistant à regrouper et/ou séparer les unités d’archives en vue d’en effectuer respectivement le classement ou l’élimination.

Unité d’archives : unité de conditionnement des archives.