Glossaire

A

Adressage

attribution aux unités d’archives d’une localisation précisément référencée

Archivage

processus comprenant, pour le tiers archiviste, la prise en charge, l’identification, le tri, le classement, l’inventaire, la conservation, la communication, la restitution et l’élimination des documents sur tous supports physiques confiés par le client.

Archives courantes

documents d’utilisation habituelle pour l’activité des donneurs d’ordre et faisant l’objet de manipulations et consultations fréquentes, synonyme d’« archives vivantes »
NOTE : synonyme : archives vivantes

Archives définitives

documents conservés sans limitation de durée

Archives intermédiaires

documents qui ne sont plus d’usage courant mais néanmoins conservés pour des impératifs de gestion et/ou juridiques.

Archives publiques

documents qui procèdent de l’activité, dans le cadre de leur mission de service public, de l’État, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public ou des personnes de droit privé chargées d’une telle mission, de même que « les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels ». (Code du patrimoine)

B

Bordereau d’élimination

Liste détaillée des unités d’archives à détruire.

Bordereau d’enlèvement

Liste détaillée des archives à prendre en charge par le prestataire.

Bordereau de versement

Liste détaillée des archives remises à un service d’archives ou à un prestataire.

Bordereau de prise en charge et d’enlèvement

récapitulatif des unités d’archives remises par un client au tiers archiviste

C

Certificat d’élimination (ou de destruction)

document par lequel le tiers-archiviste atteste de l’exécution, à la date convenue et sur ordre écrit du client, de la destruction physique des unités d’archives désignées préalablement par celui-ci

Charte d’archivage

tableau indiquant, pour chaque type de document, la durée de conservation, ainsi que le sort des documents à l’expiration de cette durée, synonyme de « tableau de gestion »

Classement

opération intellectuelle et matérielle consistant à analyser et à ordonner les unités ou documents d’archives

Communication

ensemble des moyens et procédures mis en oeuvre par le tiers-archiviste permettant au client d’accéder à ses archives

Conseil en archivage

prestation consistant à proposer au client tout ou partie des études suivantes :
a) audit des procédures d’archivage ;
b) rappel des durées de conservation à appliquer ;
c) rédaction ou aide à l’élaboration d’une charte d’archivage ;
d) élaboration de tableaux de tri et/ou d’un plan d’organisation des archives;
e) préconisations pour la conservation sécurisée des documents ;
f) actions de formation ou de sensibilisation

D

Durée minimale de conservation

durée imposée par le droit au terme de laquelle l’élimination des documents peut être proposée

E

Élimination (ou destruction)

prestation consistant à détruire des archives à la demande d’un client, conformément à la liste qu’il a validée et au procédé technique qu’il a choisi

F

Fonds d’archives

ensemble de documents de toute nature constitués de façon organique par une personne physique ou morale dans l’exercice de ses activités

G

Gestion externalisée

prise en charge par un tiers-archiviste de la conservation des archives d’un client et de la fourniture des services associés, en exécution du contrat.

Gestion sur le site du client

exécution de prestations d’archivage dans les locaux du client par le personnel du tiers archiviste

H

Habilitation

autorisation émanant du client et permettant de :

  • consulter tout ou partie des archives et demander éventuellement leur communication
  • demander la prise en charge de nouvelles archives (optionnel) ;
  • demander la sortie définitive d’archives pour restitution ou élimination (optionnel)

I

Identifiant d’unité d’archives

référence définissant une unité d’archives de manière unique

Insertion

ajout de documents fournis par le client dans une ou plusieurs unités d’archives déjà conservées par le tiers archiviste

Instrument de recherche

Outil établi par le prestataire ou le donneur d’ordre et donnant la liste référencée de toutes les unités d’archives prises en charge par le prestataire pour en permettre l’accès. La forme et le niveau de description sont fixés contractuellement avec le donneur d’ordre.

Inventaire

liste des éléments constitutifs d’un ou plusieurs fonds, résultant des différents enlèvements effectués

M

Mètre linéaire

unité de mesure correspondant à un mètre de longueur de documents au format A4, posés sur champ

N

Numérisation

reproduction électronique de documents sous forme d’images numériques

0

Outil de recherche

tout instrument sur support papier ou informatique, reprenant la liste référencée de toutes les unités d’archives conservées par le tiers-archiviste afin d’en permettre l’accès. La forme et le niveau de description sont fixés contractuellement entre le client et le tiers archiviste

P

Plan de classement

Liste ou tableau présentant de façon méthodique et structurée l’ensemble de la production d’archives, présente et à venir, du donneur d’ordre.

Plan de continuité ou de reprise d’activité

procédures et moyens mis en oeuvre permettant au tiers-archiviste de réagir lors d’un événement accidentel (matériel ou immatériel) et d’assurer dans les meilleurs délais la continuité ou la reprise de ses activités (cf § 6.3.6)

Prescription

Délai au terme duquel aucune action en justice n’est plus possible.

Prise en charge

Ensemble des opérations nécessaires au transfert d’archives chez un tiers archiviste, exécutées conformément aux modalités définies contractuellement avec le client

R

Récolement

Liste des archives conservées dans un local ou un bâtiment et permettant d’en effectuer le pointage physique ; opération consistant à établir cette liste

Réintégration

Retour et rangement d’une unité d’archives chez le tiers-archiviste après communication au client

S

Sortie définitive

sortie, tant physique qu’informatique, de tout ou partie des unités d’archives conservées chez le tiers-archiviste pour restitution, mise à quai hors transport , au client ou élimination.

T

Tableau de tri

Tableau indiquant, pour chaque type de document, la durée de conservation imposée par le droit et/ou choisie par le donneur d’ordre, ainsi que le sort des documents à l’expiration de cette durée.

Tiers archiviste

organisation mettant en oeuvre des prestations d’archivage externalisées pour le compte d’autrui

Tri

opération consistant à regrouper ou séparer des unités d’archives en vue d’en effectuer respectivement le classement ou l’élimination

U

Unité d’archives

document ou ensemble de documents, dans un même contenant, considéré comme une entité :